Politique de confidentialité

Nous respectons votre vie privée concernant toute information que nous pouvons collecter à votre sujet sur notre site web.

Nous vous invitons à lire attentivement la présente politique de confidentialité, car elle contient des informations importantes sur qui nous sommes, sur la manière dont nous collectons, conservons, utilisons et partageons vos données personnelles et pour quelles raisons, sur vos droits concernant vos données personnelles, ainsi que sur la manière de nous contacter et de contacter les autorités de contrôle en cas de réclamation.

Qui nous sommes

Nous sommes Gentis Recruitment. Gentis Recruitment dispose d’entités aux adresses suivantes :

• Gentis Belgique, 2 Boulevard de la Woluwe, 1150 Bruxelles, Belgique, et Roderveldlaan 4, 2600 Berchem, Belgique ;
• Gentis Dubaï, One Central Office 4, Dubaï, Émirats arabes unis.

Dans la présente politique, « Gentis », « nous », « notre » et « nos » désignent collectivement les entités Gentis Recruitment mentionnées ci-dessus, sauf indication contraire.

Gentis Recruitment collecte et utilise certaines données personnelles vous concernant, et en est responsable. Ce faisant, nous sommes soumis à différentes lois relatives à la protection de la vie privée.

Si vous résidez habituellement dans l’Espace économique européen ou au Royaume-Uni, vous bénéficiez de la protection du UK GDPR et du UK Data Protection Act 2018 pour les données personnelles traitées concernant des personnes au Royaume-Uni, et du Règlement général sur la protection des données de l’UE pour les données traitées concernant des personnes dans l’Espace économique européen (ensemble dénommés dans la présente politique le « RGPD »).

Pour nos activités à Dubaï, notre représentant désigné dans l’Espace économique européen (EEE) est notre entité belge mentionnée ci-dessus. Pour nos activités de traitement à Dubaï ainsi qu’en Arabie saoudite, et lorsqu’une personne réside habituellement dans l’une de ces régions, celle-ci peut également bénéficier de la protection des lois sur la vie privée de ces régions, qui peuvent aussi s’appliquer aux opérations de traitement de Gentis. Pour les conditions propres à chaque région susceptibles de vous être applicables si vous résidez habituellement dans l’une de ces régions, veuillez consulter la Partie C de l’Annexe à la présente politique.

Nous sommes responsables en tant que « responsable du traitement » des données personnelles au sens de la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Les données personnelles que nous collectons et utilisons

Informations collectées par nos soins. Dans le cadre de nos activités de spécialiste du recrutement et du staffing, nous collectons différents types d’informations selon que vous êtes un candidat ou un consultant indépendant souhaitant utiliser nos services de recrutement pour trouver l’emploi ou la mission de vos rêves, ou un client qui nous a contactés pour l’aider à trouver son prochain collaborateur ou consultant d’exception.

Lorsque nous parlons de clients dans la présente politique, nous visons également nos fournisseurs commerciaux, partenaires et prestataires. Le terme « candidats » inclut les candidats à un poste permanent et les consultants indépendants, ainsi que les personnes qui postulent pour travailler chez Gentis.

Pour nos clients, nous conservons les données personnelles suivantes lorsque vous nous les communiquez : votre nom, votre intitulé de poste et votre fonction au sein de votre organisation, l’adresse de votre bureau ou de votre siège social, vos coordonnées professionnelles (telles que numéros de téléphone, numéros de fax et adresses e-mail).

Pour nos candidats, nous avons inclus dans l’Annexe ci-dessous un tableau qui présente les informations que nous collectons ou obtenons auprès de tiers.

Informations collectées auprès d’autres sources

Nous pouvons obtenir des données personnelles concernant nos clients auprès d’autres sources, telles que :

• des réseaux sociaux professionnels ou des sites d’emploi, lorsque ces informations sont publiques ;
• des supports marketing professionnels ou d’autres publications (y compris le site web de votre entreprise) publiés et tenus à jour par votre entreprise ;
• des informations obtenues ou échangées lors de salons professionnels, de conférences sectorielles ou d’événements de networking ;
• votre entreprise elle-même, lorsque nous avons initialement travaillé avec un autre service ou une autre entité du groupe.

En ce qui concerne nos candidats, nous pouvons collecter des informations auprès de tiers tels que des sites d’emploi, des réseaux sociaux, d’anciens employeurs, des établissements d’enseignement ou des organismes publics. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans l’Annexe ci-dessous.

Comment nous utilisons vos données personnelles

En ce qui concerne nos clients, nous utilisons les informations que nous collectons à votre sujet pour :

• fournir au mieux nos services de recrutement, adaptés aux besoins de nos entreprises respectives ;
• vous contacter afin de fournir nos services de recrutement et de gérer votre compte ainsi que notre relation avec vous ;
• négocier et conclure avec vous un accord commercial qui encadre la fourniture de nos services de recrutement et définit vos droits et obligations (et les nôtres), par exemple en matière de paiement et de correspondance associée.

En ce qui concerne nos candidats, nous avons inclus dans l’Annexe ci-dessous un tableau qui explique comment nous utilisons vos informations afin de vous offrir des services de recrutement de la plus haute qualité.

Avec qui nous partageons vos données personnelles

En général, pour nos candidats, les organisations avec lesquelles nous partageons vos informations sont nos clients, qui recherchent des personnes au profil similaire au vôtre afin de proposer des opportunités d’emploi, ainsi que les sociétés de notre groupe.

Ce partage de données nous permet de vous aider au mieux dans votre recherche d’emploi, et de remplir nos obligations de sourcing envers nos clients. Nous vous demanderons toujours votre consentement avant de partager vos données personnelles avec nos clients.

De même, nous partageons des données relatives à nos clients avec nos candidats lorsque nous pensons avoir trouvé une bonne adéquation. Ces données se limitent à des informations sur le poste, l’entreprise et toute exigence ou précision particulière. Si le candidat se voit proposer un entretien avec vous, nous lui communiquerons également le nom du manager qui recrute, ses coordonnées professionnelles et l’adresse du bureau. Là encore, nous ne partagerons ces informations que si notre contact client nous a confirmé que nous pouvions le faire et qu’il souhaite rencontrer le candidat.

Nous partageons également vos données personnelles avec les sociétés de notre groupe ou nos sociétés associées ou affiliées. Nous pouvons aussi partager vos données personnelles avec Wiggli, notre partenaire, qui fournit un outil de recrutement innovant permettant aux clients et aux candidats de bénéficier des dernières technologies qui améliorent les services de recrutement de Gentis. Wiggli SA est une société distincte et indépendante de Gentis, située 2 Boulevard de la Woluwe, 1150 Bruxelles, Belgique, et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0678.483.029. Pour en savoir plus sur Wiggli, sur la manière dont Wiggli agit en tant que responsable du traitement ou sous-traitant de vos données personnelles, et pour consulter la politique de confidentialité de Wiggli, rendez-vous sur : https://www.wiggli.io. Si vous rencontrez un problème concernant la manière dont Wiggli traite vos données personnelles, veuillez contacter Wiggli directement et/ou consulter sa politique de confidentialité via le lien ci-dessus.

Nous pouvons également partager des données dans le cadre d’accords de traitement des données, par exemple sur des serveurs informatiques externes ou un stockage dans le cloud. Nous pouvons aussi transmettre vos coordonnées à nos prestataires tiers, tels que des services financiers externes, des responsables marketing externes ou des avocats externes, afin de pouvoir remplir nos obligations contractuelles envers vous, ou pour assurer le bon fonctionnement de notre activité si nous ne disposons pas en interne d’un support administratif suffisant. Dans tous les cas, nous veillons toujours à disposer de mesures techniques, de sécurité et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité et le traitement adéquat de vos données, et nous exigeons de nos prestataires tiers qu’ils respectent également ces garanties.

Il peut arriver que certains de ces destinataires tiers soient situés en dehors du Royaume-Uni et de l’Espace économique européen. Pour en savoir plus, notamment sur la manière dont nous protégeons vos données personnelles dans ce cas, consultez la section « Transfert de vos informations hors du Royaume-Uni et de l’EEE ».

Nous partagerons également des informations relatives aux candidats et aux clients avec les forces de l’ordre ou d’autres autorités publiques ou officielles, ainsi qu’avec nos avocats externes, si la loi applicable l’exige ou dans le cadre de l’exercice ou de la défense d’un droit en justice conformément aux lois applicables.

Durée de conservation de vos données personnelles

Pour nos clients :

Nous conserverons les données personnelles relatives à nos contacts clients pendant une durée n’excédant pas ce qui est raisonnable pour réaliser nos services de recrutement en vue de la conclusion d’un contrat, pendant l’exécution de ce contrat et après sa résiliation (par exemple, en conservant des données conformément à nos obligations légales ou fiscales, ou dans le cadre de l’exercice ou de la défense d’un droit en justice). Il se peut que certaines données personnelles figurent dans ces documents, mais cela est purement accessoire à des documents généralement requis à des fins strictement commerciales. Dans la mesure du possible, nous veillerons à anonymiser toute donnée personnelle qui n’est pas strictement nécessaire.

En règle générale, nous conservons tous les contacts clients dans nos fichiers pendant 6 ans après notre dernier contact significatif avec vous, sauf si vous nous indiquez expressément le contraire, et avant de supprimer vos données, nous vérifierons toujours périodiquement auprès de vous si nos services de recrutement vous intéressent encore, sauf indication contraire de votre part.

Pour nos candidats :

Nous conservons les données personnelles que nous obtenons à votre sujet au cours du processus de recrutement pendant une durée n’excédant pas ce qui est nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. La durée de conservation dépendra du succès de votre candidature et de votre éventuelle embauche par l’un de nos clients, de la nature des informations concernées et des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

En général, nous conservons les informations de recrutement (y compris les notes d’entretien) pendant 3 ans après notre dernier contact significatif avec vous, mais avant de supprimer vos données personnelles, nous vérifierons auprès de vous si vous souhaitez que nous conservions vos coordonnées dans nos fichiers au cas où vous voudriez faire appel à nos services pour votre future recherche d’emploi.

Il peut arriver que nous conservions certaines données plus longtemps, compte tenu des délais de prescription applicables aux éventuelles réclamations légales ou contractuelles. Par exemple, si votre candidature aboutit, nous ne conserverons que les informations de recrutement nécessaires dans le cadre de votre emploi chez le client et de nos obligations contractuelles envers celui-ci.

Marketing

Nous utiliserons vos données personnelles pour vous envoyer des actualités (par e-mail, SMS, téléphone ou courrier) sur nos services.

Si vous êtes déjà client ou candidat, nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données personnelles à des fins de marketing. Cela signifie que nous n’avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des informations marketing, mais vous aurez toujours la possibilité de vous opposer à ce marketing lorsque nous collectons vos données personnelles. Si nous modifions à l’avenir notre approche marketing de sorte qu’un consentement devienne nécessaire, nous vous le demanderons séparément et clairement.

Vous avez le droit de vous désinscrire des communications marketing à tout moment en utilisant le lien « se désinscrire » dans nos e-mails ou le numéro « STOP » dans nos SMS.

Nous pouvons vous demander de confirmer ou de mettre à jour vos préférences marketing si vous nous demandez de vous fournir d’autres services à l’avenir, ou en cas d’évolution de la loi, de la réglementation ou de la structure de notre entreprise.

Nous traiterons toujours vos données personnelles avec le plus grand respect et ne les vendrons ni ne les partagerons jamais à des fins de marketing avec d’autres organisations en dehors de Gentis et de Wiggli.

Motifs pour lesquels nous pouvons collecter et utiliser vos données personnelles : bases légales

En ce qui concerne nos clients, nous traitons vos données personnelles (i) en vue de conclure ou d’exécuter un contrat commercial ; (ii) conformément à nos obligations légales (par exemple, nos obligations en matière de comptabilité et de registres fiscaux) ; et (iii) dans le cadre de nos intérêts légitimes mutuels, puisque nous avons tous deux des intérêts légitimes identiques ou similaires à collaborer, afin de vous garantir les meilleurs talents !

En ce qui concerne nos candidats, le tableau de l’Annexe ci-dessous présente les motifs pour lesquels nous pouvons collecter et utiliser vos données personnelles. Nous avons néanmoins décrit ci-dessous quelques scénarios qui, nous l’espérons, vous seront utiles et qui complètent les informations du tableau.

Lorsqu’un candidat a publié son CV sur un site d’emploi, nous considérons que la base légale du traitement pour l’agence de recrutement et ses clients est l’intérêt légitime.

Dans ce cas, le candidat a rendu son CV accessible sur un site d’emploi dans le but exprès de permettre aux employeurs et aux recruteurs d’accéder à ces données. Nous considérons donc que nos intérêts légitimes en tant qu’agence de recrutement, et ceux de nos clients à pourvoir des postes, ne sont pas supplantés par les intérêts ou les droits du candidat. En réalité, dans ce cas, nos intérêts légitimes sont susceptibles de rejoindre l’intérêt du candidat à diffuser son CV pour trouver un emploi.

En ce qui concerne le compte public d’un candidat sur un réseau social professionnel (comme LinkedIn), nous considérons que le candidat s’attend clairement à ce que les personnes qui consultent son profil public puissent utiliser ses coordonnées à des fins de recrutement, ce qui signifie là encore que nos intérêts légitimes sont susceptibles de rejoindre l’intérêt du candidat dans sa recherche d’emploi.

Transfert de vos informations hors du Royaume-Uni et de l’EEE lorsque vous résidez habituellement dans ces régions

Nous transférons vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l’Espace économique européen (EEE), y compris lorsque vous résidez normalement en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE.

Pour les clients comme pour les candidats ayant exprimé le souhait de travailler avec notre bureau de Dubaï, nous transférons vos données personnelles aux sociétés du groupe Gentis situées dans ces pays, ou elles y seront collectées directement. Nous pouvons également transférer des données entre les entités de notre groupe afin de vous fournir nos services.

Dubaï ne dispose pas des mêmes lois sur la protection des données que le Royaume-Uni, la France et la Belgique. Toutefois, nos filiales marocaine, canadienne et de Dubaï sont liées par le RGPD lorsqu’elles traitent des données personnelles appartenant à des citoyens de l’UE ou du Royaume-Uni. En effet, nos bureaux de Dubaï, du Canada et du Maroc appliquent les normes élevées de protection de la vie privée de l’UE et du Royaume-Uni à toutes les personnes concernées, où qu’elles se trouvent.

Nous pouvons également transférer vos données personnelles vers d’autres pays en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE, par exemple pour un stockage sur des serveurs situés en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE ou à destination de conseillers externes.

Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE, nous le faisons sur la base d’une décision d’adéquation approuvée par la Commission européenne ou par le gouvernement britannique (selon le cas). Pour les pays qui n’offrent pas le même niveau de protection des données personnelles qu’au sein du Royaume-Uni et de l’UE, et qui ne bénéficient donc pas d’une décision ou d’une réglementation d’adéquation, nous veillons à ce que tous les transferts soient encadrés par les Clauses contractuelles types de l’UE et/ou l’accord international de transfert de données du Royaume-Uni (les « CCT »), selon le cas. Cela vaut également pour les transferts entre nos entités européennes et internationales, à l’exception des transferts vers notre bureau canadien, pour lesquels nous nous appuyons sur la décision d’adéquation en vigueur, approuvée par la Commission européenne et le gouvernement britannique.

Les CCT vous confèrent les droits et recours en matière de vie privée dont vous disposeriez si vos données personnelles avaient été traitées au sein du Royaume-Uni ou de l’UE.

Pour plus d’informations, veuillez nous contacter (voir « Comment nous contacter » ci-dessous). Nous ne transférerons pas autrement vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE, ni à une organisation (ou à ses organismes subordonnés) régie par le droit international public ou créée en vertu d’un accord entre deux pays ou plus.

Toute modification des destinations vers lesquelles nous envoyons des données personnelles ou des mécanismes de transfert sur lesquels nous nous appuyons pour transférer des données personnelles à l’international vous sera notifiée conformément à la section « Modifications de la présente politique de confidentialité » ci-dessous.

Vos droits

Si vous résidez habituellement dans l’EEE ou au Royaume-Uni, vous disposez gratuitement d’un certain nombre de droits importants. En résumé, il s’agit notamment du droit :

• à un traitement loyal et transparent de vos données personnelles ;
• d’accéder à vos données personnelles ;
• d’exiger que nous corrigions toute erreur dans vos informations ;
• d’exiger l’effacement de vos données personnelles dans certaines situations ; de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
• de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection directe ;
• de vous opposer, dans certaines situations, à des décisions prises à votre sujet par des moyens automatisés (profilage) ;
• de vous opposer, dans certaines situations, à la poursuite du traitement de vos données personnelles ;
• de limiter, dans certaines situations, le traitement de vos données personnelles ;
• de retirer votre consentement au traitement.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez :

• nous contacter ;
• nous fournir suffisamment d’informations pour vous identifier ;
• nous fournir une preuve de votre identité et de votre adresse (une copie de votre permis de conduire ou de votre passeport et une facture récente de services publics ou de carte de crédit) ; et
• nous indiquer les informations auxquelles votre demande se rapporte.

Si vous souhaitez vous désinscrire des e-mails marketing que vous recevez de notre part, vous pouvez également cliquer sur le bouton « se désinscrire » en bas de l’e-mail. La prise en compte peut prendre jusqu’à 30 jours.

Sécurité de vos données personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée. Nous limitons l’accès à vos données personnelles aux personnes qui en ont réellement besoin dans le cadre de leur activité. Les personnes qui traitent vos informations ne le font que de manière autorisée et sont soumises à une obligation de confidentialité.

Nous disposons également de procédures pour faire face à toute suspicion de violation de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, en cas de suspicion de violation de la sécurité des données lorsque la loi nous y oblige.

Comment déposer une réclamation

Nous espérons pouvoir répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir concernant l’utilisation de vos informations.

Le RGPD vous donne également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État de l’Union européenne (ou de l’Espace économique européen) où vous travaillez, où vous résidez habituellement ou où la violation présumée des lois sur la protection des données a eu lieu. Pour consulter la liste des autorités de contrôle de l’EEE et leurs coordonnées, cliquez ici.

En Belgique, l’autorité de contrôle est l’Autorité de protection des données, que vous pouvez contacter par e-mail : [email protected] ou par téléphone : +32 (0)2 274 48 00.

En France, l’autorité de contrôle est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), que vous pouvez contacter par téléphone : +33 (0)1 53 73 22 22.

Si vous résidez habituellement au Royaume-Uni, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Information Commissioner au Royaume-Uni. L’Information Commissioner peut être contacté via https://ico.org.uk/make-a-complaint ou par téléphone : 0303 123 1113.

Modifications de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a été publiée le 25 septembre 2023 et mise à jour pour la dernière fois le 20 septembre 2023.

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. Dans ce cas, la nouvelle version sera publiée sur notre site web, http://www.gentisrecruitment.com : nous vous invitons donc à le consulter régulièrement.

Comment nous contacter

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant la présente politique ou les informations que nous détenons à votre sujet.

Pour nous contacter, envoyez un e-mail à [email protected] ou écrivez-nous à l’une de nos adresses indiquées en première page, en indiquant clairement « Demande relative à la protection des données » sur votre courrier.

ANNEXE

Partie A Jusqu’à l’étape de la présélection (shortlist) incluse Voir l’Annexe A sur https://www.gentis.com/en/privacy-policy

Partie B Avant que nos clients ne prennent la décision finale de recruter Voir l’Annexe B sur https://www.gentis.com/en/privacy-policy

Lorsque vous postulez à un poste ou concluez un contrat de travail avec nos clients, vous pouvez être amené à fournir à nos clients les catégories d’informations marquées « ☐ », conformément à la loi applicable. Cela permet à nos clients de vérifier votre droit de travailler et votre adéquation au poste, ou nous permet de le faire lorsque le client nous l’a expressément demandé. Ces informations ne seront collectées et partagées qu’avec votre consentement.

• Pour plus de détails sur la manière dont nous traitons les données personnelles sensibles et les informations relatives aux condamnations pénales et aux infractions, contactez : [email protected]

Partie C : conditions propres à chaque région

1. Conformité aux lois canadiennes sur la protection de la vie privée

En complément des dispositions du document « Gentis, politique de confidentialité », les conditions régionales suivantes sont ajoutées afin de garantir la conformité aux lois canadiennes sur la protection de la vie privée :

Législation applicable : pour les personnes situées au Canada, Gentis Canada reconnaît être soumise à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi qu’à toute autre législation provinciale applicable en matière de protection de la vie privée.

2. Conformité aux lois de Dubaï sur la protection de la vie privée

En complément des dispositions du document « Gentis, politique de confidentialité », les conditions régionales suivantes sont ajoutées afin de garantir la conformité aux lois de Dubaï sur la protection de la vie privée :

Législation applicable : pour les personnes situées à Dubaï, Gentis Recruitment reconnaît être soumise à la loi du DIFC sur la protection des données (DIFC Law No. 5 of 2020) (la « loi du DIFC sur la protection des données »), au règlement sur la protection des données (le « Règlement ») et à toute autre législation applicable en matière de protection de la vie privée à Dubaï.

Toute personne concernée qui estime qu’il y a eu une violation de la loi du DIFC sur la protection des données ou une atteinte présumée à ses droits au titre de cette loi peut introduire une réclamation auprès du Commissaire du DIFC.